Documentación y compra responsable
Trazabilidad del matcha: registros de lotes en una cafetería
La trazabilidad en una cafetería consiste en poder decir de dónde procede un ingrediente, cuándo llegó y en qué stock acabó. Para el matcha, basta con un único registro que vincule cada entrega con cada bolsa que abres, y cada bolsa con las latas de trabajo que se llenan con ella, para rastrear cualquier bebida hasta su entrega y su documentación. Cada anotación lleva un minuto y no requiere software. Abajo tienes un registro para copiar y la rutina para mantenerlo al día.
Por qué merece la pena con el matcha
La legislación alimentaria general de la UE (Reglamento (CE) n.º 178/2002, artículo 18) exige a las empresas alimentarias poder identificar quién las abasteció y a qué empresas abastecieron. La Comisión Europea lo resume como «un paso atrás y un paso adelante»; los minoristas que venden al consumidor final están exentos del paso adelante. Tus albaranes y facturas suelen cubrir el paso atrás. Un registro de lotes va un paso más allá dentro de tu cafetería. Te dice de qué entrega procede una bolsa abierta, algo importante cuando:
- la queja de un cliente apunta a un problema de calidad y quieres revisar otras bebidas del mismo stock
- un proveedor se pone en contacto contigo por una entrega o un lote concretos
- quieres comparar dos entregas que sabían distinto
- necesitas asociar un documento, como un certificado de análisis o una ficha técnica, al stock que cubre
Qué anotar
El identificador de lote
Anota el número de lote si viene impreso en la bolsa. Si no hay número de lote impreso, anota en su lugar la fecha de entrega y el número de factura; juntos identifican la entrega. Que las bolsas lleven número de lote o no puede variar, así que compruébalo en cada entrega en lugar de darlo por hecho.
La fecha de consumo preferente
Anótala a partir de la etiqueta al recibir la mercancía. Determina el orden de rotación.
La fecha de apertura
Escríbela en la bolsa cuando la abras, y en el registro. Así la bolsa queda vinculada a todas las latas de trabajo que se llenen con ella.
El registro de lotes
Una fila por bolsa. Guárdalo en el almacén, junto al matcha.
| ID de bolsa | Producto | Fecha de entrega | N.º de factura | Lote (si viene impreso) | Consumo preferente | Abierta el | Terminada el | Notas |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| M-01 | Ceremonial Barista Matcha 1 kg | |||||||
| M-02 | Ceremonial Barista Matcha 1 kg | |||||||
| C-01 | Ceremonial Matcha 1 kg |
El ID de bolsa es un código corto propio. Escríbelo en la bolsa con un rotulador al recibirla. Te ahorra copiar números largos en las latas.
La parte de recepción se trata en la checklist de inspección de entregas de matcha, que usa los mismos campos. Si ya rellenas ese registro de recepción, añade las columnas «abierta el» y «terminada el» y tendrás un registro de lotes.
Vincular las bolsas con las latas de trabajo
La mayoría de las cafeterías trabajan con una lata pequeña detrás de la barra, que se rellena desde la bolsa principal. Etiqueta cada lata al llenarla con:
- el ID de la bolsa con la que se ha llenado
- la fecha de llenado
Basta con una tira de cinta de carrocero en la base o en el lateral. Cuando una lata se rellene desde otra bolsa, vacíala y límpiala primero, y vuelve a etiquetarla. Mezclar dos bolsas en una misma lata rompe el vínculo.
Usar el registro con FIFO
El registro sirve también como herramienta de rotación. Abre las bolsas por orden de fecha de consumo preferente, y la columna «abierta el» te muestra de un vistazo qué bolsa está en uso y cuál va después. FIFO para el matcha explica la rotación en detalle.
Rutina
Al recibir una entrega - [ ] Asigna un ID a cada bolsa y escríbelo en ella - [ ] Anota el producto, la fecha de entrega, el número de factura, el número de lote si viene impreso y la fecha de consumo preferente - [ ] Archiva el albarán y la factura donde puedas encontrarlos por fecha
Al abrir una bolsa - [ ] Escribe la fecha de apertura en la bolsa - [ ] Anota la fecha de apertura en el registro
Al llenar una lata de trabajo - [ ] Etiqueta la lata con el ID de la bolsa y la fecha de llenado - [ ] No mezcles bolsas en una misma lata
Al terminar una bolsa - [ ] Anota la fecha en que se terminó - [ ] Conserva la etiqueta de la bolsa vacía (foto o recorte) hasta que la siguiente bolsa lleve un buen tiempo en uso, si tienes espacio
Cuando algo va mal
Si recibes una queja, o notas un cambio de color o de sabor:
- Anota la etiqueta de la lata (ID de bolsa, fecha de llenado).
- Busca la bolsa en el registro para encontrar la fecha de entrega, la factura y el número de lote.
- Comprueba si se llenaron otras latas con la misma bolsa.
- Aparta el stock si la calidad está en duda y ponte en contacto con el proveedor con los datos de entrega del registro.
Para las entregas de Yumi, envía el nombre del producto, la fecha de entrega, el número de factura y, si viene impreso, el número de lote a través de la página de contacto.
Varios locales y operaciones más grandes
Si gestionas varios locales, o varios puntos de venta en un mismo edificio, como un hotel que sirve matcha en el desayuno, el lounge y el servicio de habitaciones, usa el mismo sistema de ID de bolsa en todos ellos y lleva el registro en una hoja de cálculo compartida. Añade una columna «local». Así puedes ver adónde fue cada entrega y comparar la calidad entre locales con el mismo stock.
Siguiente paso
Copia el registro, asigna ID a las bolsas que tienes ahora y etiqueta hoy tus latas de trabajo. Cuando vuelvas a pedir Ceremonial Barista Matcha o Ceremonial Matcha, anota la entrega a su llegada para que el registro empiece completo.
Fuentes
Más sobre este tema
- Preguntas sobre abastecimiento responsable para compradores de matcha
- Información sobre alérgenos en las bebidas de matcha
- La cafeína del matcha: cómo comunicarla a los clientes
- Declaraciones de propiedades saludables en tu carta de matcha: qué permiten las normas de la UE
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