Recepción de una entrega de matcha: lista de control de inspección

Revisar una entrega lleva unos minutos y te ahorra muchos problemas después. Comprueba la caja exterior, las bolsas y la documentación antes de colocar el stock en la estantería, anota lo que ha llegado y, si algo está dañado o falta, documéntalo de inmediato y contacta con Yumi cuanto antes. Este artículo te da una lista de control para tener junto a la puerta, un registro de recepción sencillo y qué hacer cuando algo no está bien.

Antes de que llegue la entrega

Ten claro qué has pedido. Guarda la confirmación del pedido donde la persona que recibe la mercancía pueda encontrarla, en papel o en una tableta. Si más de una persona recibe entregas, asegúrate de que todas saben dónde están la lista de control y el registro.

Decide adónde va el stock antes de que llegue: un lugar fresco, oscuro y seco, lejos de fuentes de calor y olores intensos. Una caja que se queda toda la tarde junto a la puerta trasera o al lado del lavavajillas es justo lo que hay que evitar.

La lista de control de recepción

Síguela en orden. Si encuentras un problema en cualquier paso, para y documéntalo antes de continuar.

1. Embalaje exterior

• [ ] El número de bultos coincide con la documentación o la información de seguimiento
• [ ] La caja está intacta: sin aplastamientos, desgarros, agujeros ni perforaciones
• [ ] Sin señales de daños por agua: manchas, cartón reblandecido, zonas mojadas
• [ ] Sin olores intensos adquiridos durante el transporte (combustible, productos químicos, perfume)

Si la caja exterior está claramente dañada, fotografíala por todos los lados antes de abrirla.

2. Contenido frente al pedido

• [ ] Abre la caja y compara el contenido con el albarán
• [ ] Compara el albarán con tu confirmación de pedido
• [ ] Productos correctos: Ceremonial Barista Matcha y Ceremonial Matcha se parecen dentro de una caja, así que lee cada etiqueta
• [ ] Cantidades correctas de cada producto, incluidas muestras y accesorios

3. Cada bolsa

• [ ] La bolsa está sellada e intacta
• [ ] Sin perforaciones, costuras abiertas ni polvo suelto en la caja
• [ ] Al tacto, la bolsa contiene polvo y no grumos duros (los grumos duros pueden indicar humedad)
• [ ] La etiqueta es legible

No abras una bolsa para inspeccionarla salvo que vayas a usarla. Al abrirla entran aire y humedad.

4. Etiquetas y fechas

• [ ] La fecha de consumo preferente es legible
• [ ] La información de lote, si figura, es legible
• [ ] Anota ambas en tu registro de recepción

Para saber qué significa la fecha de consumo preferente de un producto concreto, consulta el envase o las preguntas frecuentes B2B.

5. Accesorios

• [ ] Batidores, cuencos y cucharas completos y sin daños
• [ ] Las varillas del batidor de bambú no están rotas ni aplastadas
• [ ] Los cuencos de cerámica no tienen desconchones ni grietas

El registro de recepción

Un registro de recepción te da un historial para la rotación del stock y la trazabilidad. No necesita software especial. Basta con una hoja de cálculo compartida o una página del libro de stock.

Fecha de recepción	Producto	Cantidad	Consumo preferente	Lote	Estado	Revisado por
(fecha)	Ceremonial Barista Matcha 1 kg	2	(de la etiqueta)	(de la etiqueta)	Correcto	(iniciales)
(fecha)	Batidor de bambú	1	n/a	n/a	2 varillas rotas, comunicado	(iniciales)

Este registro alimenta otras dos rutinas. Te indica qué bolsa abrir primero según la rotación de stock FIFO y te da la información de lote que necesitas para los registros de lotes en una cafetería.

Si algo está dañado o falta

Actúa el mismo día de la entrega. Cuanto más esperes, más difícil será demostrar qué llegó y en qué estado.

Documéntalo

• Fotografía la caja exterior por todos los lados, incluida la etiqueta de envío.
• Fotografía el artículo dañado, de cerca y en contexto (dentro de la caja).
• Fotografía el albarán junto al contenido.
• Si faltan artículos, fotografía la caja abierta con todo lo que sí ha llegado a la vista.
• Guarda todo el embalaje hasta que se resuelva el problema.

Anótalo

• Anota qué falla en tu registro de recepción.
• Si el repartidor sigue ahí, coméntale los daños visibles y anótalos en su dispositivo o su documentación si te lo permite.

Comunícalo

• Contacta con Yumi cuanto antes con tu número de pedido, una breve descripción y las fotos.
• Consulta las condiciones de venta o las preguntas frecuentes B2B para conocer el plazo y el procedimiento para comunicar daños o artículos que faltan. No des por supuesto ningún plazo; compruébalo.

Mantén el stock aparte

• No uses una bolsa dañada o abierta mientras el problema siga abierto. Apártala, bien etiquetada, lejos de tu stock de trabajo.

Qué cuenta como problema

Algunas cosas parecen alarmantes pero son normales; otras hay que comunicarlas aunque parezcan menores.

Observación	Qué hacer
Caja abollada, bolsas interiores intactas y selladas	Anótalo, fotografíalo y usa el stock
Cierre de la bolsa roto o bolsa perforada	Documenta y comunica; no la uses
Polvo suelto en la caja	Documenta y comunica; revisa todas las bolsas
Caja húmeda o manchada	Documenta; revisa si las bolsas tienen humedad; comunícalo
Producto o cantidad incorrectos	Documenta y comunica; mantenlo sin abrir
Accesorio roto	Documenta y comunica
Etiqueta ilegible	Anótalo y pide los datos a Yumi

Guarda el stock correctamente

Cuando todo esté en orden, llévalo al almacén ese mismo día. Coloca las bolsas nuevas detrás de las más antiguas para que la más antigua se use primero. Si es tu primera entrega, los pasos para hacer tu primer pedido al por mayor explican la creación de la cuenta y el proceso de compra, y conviene compartirlos con quien vaya a recibir la mercancía.

Siguiente paso

Imprime la lista de control, ponla junto a la puerta por la que llegan las entregas y empieza un registro de recepción con tu próximo pedido. Si algo falla en una entrega, ponte en contacto con Yumi con tus fotos y el número de pedido.