Documentación de producto del matcha: qué pueden solicitar los compradores

Los compradores pueden pedir a un proveedor de matcha un pequeño conjunto de documentos: una ficha técnica del producto, una declaración de alérgenos, información sobre el origen y la producción, datos del lote y, cuando el proveedor los tenga, informes de análisis o certificados. Cada documento responde a una pregunta distinta, así que solicita los que correspondan a lo que necesitas saber en lugar de «todo lo que tengáis». Lo que un proveedor puede facilitar varía según el producto y el lote, así que pregunta antes de hacer el pedido y registra lo que recibes realmente.

Los documentos y a qué responde cada uno

Documento	Pregunta a la que responde	Quién suele necesitarlo
Ficha técnica del producto	¿Qué es exactamente este producto? Ingredientes, origen, aspecto, almacenamiento, formato, información de consumo preferente	Todos; el documento base para tus propios registros
Declaración de alérgenos	¿Contiene el producto alguno de los 14 alérgenos según la normativa de la UE y existe riesgo de contacto cruzado?	Quien informe a los clientes sobre alérgenos
Información de origen y producción	¿Dónde se cultivó y procesó el té? ¿De qué cosecha es? ¿Cómo se molió?	Compradores que indican el origen en la carta; calidad
Información del lote	¿Qué lote he recibido y puedo trazarlo?	Calidad, operadores con varios locales, quien registre la trazabilidad
Certificado de análisis (CoA)	¿Qué se midió en un lote concreto, quién lo hizo, con qué método y con qué resultado?	Equipos de calidad, compradores grandes, algunos minoristas
Documentos de certificación	¿Está una determinada declaración de un esquema respaldada por un certificado válido de un organismo de control reconocido?	Quien quiera repetir esa declaración
Pautas de almacenamiento y manipulación	¿Cómo debe conservarse el producto una vez entregado?	Operaciones, responsables de barra

Ficha técnica del producto

La ficha técnica es el documento individual más útil para una cafetería. Una buena ficha recoge el nombre del producto, el ingrediente (en el caso del matcha, normalmente 100 % té verde en polvo), el país y la región de origen, la cosecha, el método de procesado y de molienda, el aspecto, el almacenamiento recomendado, el formato y cómo se indica la fecha de consumo preferente.

Úsala para comprobar que el nombre del producto y las afirmaciones de la web del proveedor coinciden con lo que figura por escrito. Un informe técnico internacional, ISO/TR 21380:2022, describe el matcha por su origen vegetal, su cultivo y su producción, y excluye los productos aromatizados y las mezclas. Es una referencia útil al leer una ficha técnica, aunque se trata de un informe técnico, no de un esquema de certificación.

Declaración de alérgenos

La normativa de la UE sobre información alimentaria (Reglamento 1169/2011) establece 14 alérgenos que deben declararse. Tú sigues siendo responsable de la información sobre alérgenos que das a los clientes sobre tus bebidas, lo que incluye las leches, los siropes y los toppings además del matcha. La declaración de alérgenos del proveedor solo cubre el polvo. Pídela por escrito y archívala con tus fichas de receta.

Información de origen y producción

El origen suele ser la afirmación que más quieres poner en la carta. Pregunta qué abarca la denominación de origen. El té «de Uji», por ejemplo, puede incluir por convención hoja cultivada en Kioto, Nara, Shiga y Mie cuando se procesa en Kioto, como explica la web de turismo de Kioto. Si indicas un origen en la carta, conserva la base documental que lo respalda.

Información del lote

La información del lote te permite vincular una entrega con su documentación. Si una bolsa lleva número de lote y cómo registrarlo en tu cafetería se trata en trazabilidad y registros de lote; la checklist de inspección de entregas incluye un registro de recepción con una columna para el lote.

Certificado de análisis

Un CoA recoge mediciones realizadas sobre un lote concreto. Solo tiene sentido si indica el lote, el laboratorio, el método y el resultado frente a un límite. No todos los proveedores encargan análisis por lote, y no todos los lotes tienen uno. Cómo leerlo cuando lo recibas se explica en cómo leer un certificado de análisis de matcha.

Documentos de certificación

Algunas declaraciones solo pueden hacerse cuando un organismo de control reconocido o el titular de un esquema ha emitido un certificado para el producto. Pide el propio certificado y comprueba que cubre el producto y el periodo. Nunca repitas en tu carta una declaración de certificación que no hayas visto documentada.

Checklist de solicitud

Envía esta lista a un proveedor antes de tu primer pedido, o adáptala a tu propio formulario de solicitud.

• [ ] Ficha técnica de cada producto que tengas previsto comprar
• [ ] Declaración de alérgenos de cada producto
• [ ] Datos de origen: país, región, cosecha, método de molienda
• [ ] Cómo se indican los números de lote en el envase
• [ ] Qué documentación hay disponible para el lote actual (informes de análisis, si los hay)
• [ ] Cualquier documento de certificación aplicable, con número de certificado y vigencia
• [ ] Condiciones de almacenamiento recomendadas
• [ ] Cómo se indica la fecha de consumo preferente en el envase

Registrar lo que recibes

Lleva un registro sencillo. Te protege si un cliente o un inspector pregunta, y facilita el cambio de proveedor.

Producto	Documento	Versión o fecha	Lote cubierto	Recibido el	Archivado en

Revísalo cuando llegue un lote nuevo o un proveedor cambie un producto. Si te prometen un documento y no lo recibes, anótalo también; es útil cuando comparas proveedores. Las 25 preguntas que hacer a un proveedor de matcha incluyen preguntas de seguimiento sobre la documentación.

Documentación de Yumi

Los datos de producto que publicamos para los dos productos de 1 kg, Ceremonial Barista Matcha y Ceremonial Matcha, son: matcha de Uji (Kioto), Japón, de primera cosecha, molido en piedra.

Los documentos disponibles pueden variar según el producto y el lote. En lugar de suponerlo, pregúntanos qué documentación hay disponible para el lote actual a través de la página de contacto, e indícanos para qué la necesitas (afirmaciones en la carta, información sobre alérgenos, control de calidad interno) para que podamos responderte con precisión.

Siguiente paso

Copia la checklist de solicitud, decide qué documentos necesitas realmente y envíasela a cada proveedor que estés valorando. En el caso de Yumi, escríbenos con la lista antes de tu primer pedido.

Fuentes

• University of Manchester – EU legal requirements on food allergen labelling
• Kyoto Tourism – Uji tea
• BSI – ISO/TR 21380:2022 Matcha tea: Definition and characteristics