Den Matcha-Lieferanten wechseln, ohne Ihre Karte durcheinanderzubringen

Ein Lieferantenwechsel bei Matcha geht schief, wenn das neue Pulver an einem Montagmorgen einfach das alte ersetzt, mit demselben Rezept. Behandeln Sie den Wechsel als Rezepturänderung: nebeneinander testen, die Dosis neu einstellen, die Bestände überlappen lassen, das Team briefen und dann einige Wochen lang auf die Stammgäste hören. So bemerken die meisten Gäste ein Getränk, das mindestens genauso gut ist, und kein Getränk, das anders ist.

Warum Stammgäste es bemerken

Stammgäste bestellen dasselbe Getränk oft genug, um seine Farbe, Süße und Stärke zu kennen. Zwei Matchas in derselben Dosis können sich darin unterscheiden, wie stark sie durch die Milch kommen, wie bitter sie wirken und wie grün das Getränk aussieht. Wenn Ihr Rezept auf das alte Pulver abgestimmt war, landet das neue ohne Anpassung nicht an derselben Stelle.

Deshalb sollte auch nicht der Preis den Zeitpunkt bestimmen. Wechseln Sie, wenn Sie eine Bestandsüberlappung und eine ruhige Woche haben, nicht dann, wenn der alte Beutel leer ist.

Der Plan in fünf Phasen

Phase	Wann	Was Sie tun	Erledigt, wenn
1. Vergleichen	Woche 1	Vergleichstest aktueller vs. neuer Matcha	Sie wissen, ob der neue Ihren Standard erfüllt
2. Neu einstellen	Woche 1–2	Dosis, Wasser für die Paste und Milch anpassen, um das Hausgetränk zu treffen oder zu verbessern	Neue Rezeptkarte geschrieben
3. Überlappen	Woche 2–3	Neuen Bestand bestellen, während der alte noch in Gebrauch ist	Neuer Beutel vorhanden, alter Beutel noch mindestens eine Woche vom Ende entfernt
4. Briefen	Tag vor dem Start	Team auf die neue Karte schulen und was es sagen soll	Alle im Team haben das neue Getränk zubereitet
5. Zuhören	Wochen 1–4 nach dem Start	Rückmeldungen protokollieren und bei Bedarf einmal anpassen	Vier Wochen ohne offenes Muster

Phase 1: Fair vergleichen

Bereiten Sie beide Getränke zu, Ihren aktuellen Matcha und eine 10-g-Probe des neuen, zuerst nach Ihrem aktuellen Hausrezept, dann in der Dosis, die für das neue Pulver richtig erscheint. Halten Sie Milch, Becher, Temperatur und Methode identisch. Verkosten Sie wenn möglich blind: Eine Person bereitet zu, eine andere verkostet. Der Leitfaden zum Vergleich eines neuen Matchas mit Ihrem aktuellen beschreibt die Kontrollen im Detail.

Notieren Sie pro Becher vier Dinge: Farbe, Matcha-Stärke durch die Milch, Bitterkeit und Textur (Grieß oder Klümpchen).

Phase 2: Die Rezeptur neu einstellen

Ändern Sie jeweils nur eine Variable. Die Dosis zählt meist am meisten. Kommt der neue Matcha stärker durch die Milch, ergibt eine niedrigere Dosis vielleicht dasselbe Getränk; kommt er schwächer durch, brauchen Sie womöglich mehr.

Jede Dosisänderung verändert auch Ihre Kosten. Verwenden Sie: Matcha-Kosten pro Portion = Kilopreis × Gramm pro Portion ÷ 1.000.

Hypothetisches Beispiel: Sie verwenden derzeit 2,5 g eines Matchas zu 160 € pro kg zzgl. MwSt.: 160 € × 2,5 ÷ 1.000 = 0,40 €. Der neue Matcha ist Ceremonial Barista Matcha im 1-kg-Beutel zu 195,00 € pro kg zzgl. MwSt. (zum Zeitpunkt der Erstellung, November 2026; den aktuellen Preis finden Sie auf der Produktseite). Landet Ihr Test bei 2 g, betragen die Kosten 195 € × 2 ÷ 1.000 = 0,39 €. Bei 2,5 g wären es 195 € × 2,5 ÷ 1.000 = etwa 0,49 €. Die Dosis, auf die Sie sich im Test festlegen, entscheidet über den tatsächlichen Unterschied, nicht der Kilopreis. Beide Zahlen betreffen nur den Matcha vor Schwund, nicht die Kosten des Getränks.

Übertragen Sie das Ergebnis noch am selben Tag auf eine neue Rezeptkarte. Eine Matcha-Rezeptkarte und SOP schreiben liefert eine Vorlage.

Phase 3: Die Bestände überlappen lassen

Bestellen Sie den neuen Matcha, solange Sie noch mindestens ein bis zwei Wochen vom alten haben. So haben Sie Spielraum für ein verspätetes Paket und können den alten Beutel geordnet aufbrauchen.

Berechnen Sie, wie lange Ihr Restbestand reicht: theoretische Reichweite = nutzbare Menge ÷ Tagesverbrauch.

Hypothetisches Beispiel: 400 g des alten Matchas übrig, 15 Matcha Latte pro Tag mit 2,5 g = 37,5 g pro Tag. 400 ÷ 37,5 = etwa 10,7 Tage. Bestellen Sie den neuen Beutel jetzt, nicht erst in einer Woche. Wenn Sie dafür eine verbindlichere Regel möchten, lesen Sie über Meldebestand und Sicherheitsbestand.

Für die Umstellung selbst gibt es zwei Möglichkeiten:

• Harter Wechsel: Den alten Beutel aufbrauchen und an einem festgelegten Tag mit dem neuen beginnen. Einfacher für das Team.
• Übergangszeit: Mischen Sie nie zwei Pulver in einem Behälter, und verwenden Sie nie beide gleichzeitig für dasselbe Getränk. Wenn Sie beide parallel einsetzen müssen, dann für unterschiedliche Getränke.

Beschriften Sie die Behälter in beiden Fällen deutlich. Wenn zwei Pulver in einem Behälter gemischt werden, lassen sich Rückmeldungen nicht mehr deuten.

Phase 4: Das Team briefen

Halten Sie das Briefing kurz und praktisch.

• Was sich geändert hat: der Lieferant und die Rezeptkarte.
• Die neue Dosis, das Wasser für die Paste und die Methode, von allen im Team einmal zubereitet.
• Wie das Getränk aussehen soll: Zeigen Sie einen Referenzbecher.
• Was auf Nachfrage eines Gastes gesagt wird: „Wir haben unseren Matcha gewechselt und das Rezept angepasst. Sagen Sie uns gern, wie er Ihnen schmeckt.“ Keine Aussagen über das Produkt, die über die Karte hinausgehen.

Phase 5: Zuhören und einmal anpassen

Führen Sie vier Wochen lang ein einfaches Protokoll an der Kasse.

Datum	Getränk	Kommentar (Worte des Gastes)	Positiv / neutral / negativ	Maßnahme

Achten Sie auf Muster, nicht auf einzelne Kommentare. Wenn drei oder mehr Stammgäste dasselbe sagen („schwächer“, „bitterer“), nehmen Sie eine Anpassung vor, aktualisieren die Karte und briefen erneut. Ändern Sie das Rezept nicht alle paar Tage; das verwirrt das Team mehr, als es den Gästen hilft.

Häufige Fehler

• Am Tag wechseln, an dem der alte Beutel leer ist, ohne Test.
• Die alte Dosis beibehalten, ohne zu prüfen, ob sie zum neuen Pulver passt.
• Alt und neu in einem Behälter mischen, um den Rest „aufzubrauchen“.
• Eisgetränke und Specials vergessen, etwa Dirty Matcha und andere Kombinationen mit Espresso, die eine eigene Prüfung brauchen.
• Das Team nicht informieren, das dann von einem Gast von der Änderung erfährt.

Checkliste für den Wechsel

• ☐ Vergleichstest durchgeführt, Notizen gespeichert
• ☐ Neue Dosis und Rezeptkarte geschrieben
• ☐ Kosten pro Portion bei der neuen Dosis neu berechnet
• ☐ Neuer Bestand mit mindestens ein bis zwei Wochen Überlappung bestellt
• ☐ Behälter beschriftet, nichts gemischt
• ☐ Alle im Team haben das neue Getränk zubereitet
• ☐ Feedbackprotokoll für vier Wochen an der Kasse
• ☐ Specials und Eisgetränke separat geprüft

Nächster Schritt

Beginnen Sie Phase 1 mit der 10-g-Probe Ceremonial Barista Matcha (4,95 € zzgl. MwSt. zum Zeitpunkt der Erstellung; den aktuellen Preis finden Sie auf der Produktseite) neben Ihrem aktuellen Matcha. Wenn sie Ihren Standard in einer Dosis erfüllt, mit der Sie zufrieden sind, bestellen Sie den 1-kg-Beutel mit genug Überlappung, um in Ruhe zu wechseln.