Matcha para eventos y catering: cantidades y coste por invitado

Planificar el matcha de un evento se reduce a cuántos invitados lo pedirán realmente, cuántas bebidas tomará cada uno y cuánto polvo perderás en el lugar. Multiplica los invitados por la aceptación y por las bebidas por consumidor para obtener el número de bebidas, multiplica por tu dosis y divide entre (1 − % de merma) para obtener los gramos que necesitas llevar. Nadie puede darte la cifra de aceptación por adelantado, así que este artículo te da la fórmula y una hoja de cálculo, con cada supuesto marcado como un ejemplo que debes sustituir.

La fórmula de planificación

Resuélvela en cuatro líneas:

1. Bebidas de matcha = invitados × % de aceptación × bebidas por consumidor de matcha
2. Gramos usados = bebidas de matcha × gramos por ración
3. Gramos que llevar = gramos usados ÷ (1 − % de merma)
4. Coste de matcha = gramos que llevar × precio por kg ÷ 1000

Después divide el coste de matcha entre el número de invitados para obtener el coste de matcha por invitado, o entre el número de bebidas para obtener el coste de matcha por bebida.

La línea 3 es la fórmula de la cantidad aprovechable de coste del matcha por ración al revés: cantidad aprovechable = cantidad comprada × (1 − % de merma), así que la cantidad que necesitas comprar es la cantidad aprovechable dividida entre (1 − % de merma).

Ejemplo resuelto: un cóctel de 120 invitados

Todos los datos de abajo, salvo el precio, son ejemplos para mostrar el cálculo. Sustitúyelos por tus propias cifras.

Dato	Valor de ejemplo
Invitados	120
Aceptación (proporción de invitados que piden matcha)	40 % (ejemplo)
Bebidas por consumidor de matcha	1,5 (ejemplo)
Dosis por latte	2 g (ejemplo)
Merma en el lugar	15 % (ejemplo)
Producto	Ceremonial Barista Matcha, 1 kg a 195,00 €/kg sin IVA

1. Bebidas de matcha: 120 × 0,40 × 1,5 = 72 bebidas
2. Gramos usados: 72 × 2 = 144 g
3. Gramos que llevar: 144 ÷ (1 − 0,15) = 144 ÷ 0,85 = 169,4 g
4. Coste de matcha: 169,4 × 195,00 € ÷ 1000 = 33,04 € (sin redondear, 33,0353 €)

Coste de matcha por invitado: 33,04 € ÷ 120 = 0,28 €. Coste de matcha por bebida: 33,04 € ÷ 72 = 0,46 €, que es el coste de 0,39 € para 2 g incrementado por el 15 % de merma (0,39 € ÷ 0,85 ≈ 0,46 €).

Los precios son sin IVA en el momento de redactar este artículo (noviembre de 2026); consulta la página del producto para ver el precio actual. Es solo el coste del matcha. La leche, los vasos, las tapas, el personal, el alquiler de equipos y el transporte van aparte.

Cómo cambia el plan con la aceptación

La aceptación es la cifra que menos conoces, así que planifica un rango en lugar de un único número. Mismos datos de ejemplo que arriba, cambiando solo la aceptación:

Aceptación (ejemplo)	Bebidas	Gramos usados	Gramos que llevar (15 % de merma)	Coste de matcha sin IVA	Por invitado
20 %	36	72	84,7	16,52 €	0,14 €
40 %	72	144	169,4	33,04 €	0,28 €
60 %	108	216	254,1	49,55 €	0,41 €

De aquí se derivan dos consecuencias prácticas. Primero, con estas cantidades una sola bolsa de 1 kg cubre varias veces incluso el caso alto, así que la pregunta rara vez es «¿tenemos suficiente?», sino «¿cuánto trasvasamos y nos llevamos?». Segundo, presupuestar al cliente con el caso alto te protege; la diferencia entre el 20 % y el 60 % en este ejemplo es de unos 33 € de matcha.

Cómo fijar los supuestos de aceptación y merma

Usa tu propio historial cuando lo tengas. Algunas formas de obtener un número defendible:

• Eventos anteriores: bebidas de matcha vendidas ÷ invitados en un evento comparable.
• Tu cafetería: la proporción de matcha sobre el total de bebidas vendidas en un día normal, como punto de partida para un público similar.
• El briefing del cliente: un lanzamiento con el matcha como protagonista es un evento distinto de una pausa para el café en un congreso. Pregunta al cliente si el matcha se va a promocionar o solo figura en la lista.
• Bebidas por consumidor: un cóctel corto y una jornada larga no se parecen. Cuenta los momentos de servicio (llegada, pausa, comida) y estima por momento.

La merma suele ser mayor en los eventos que detrás de tu propia barra: una estación nueva, otra agua, preparación con prisas, bebidas de prueba para ajustar. Toma el 15 % de arriba como ejemplo y después mídelo: pesa el matcha trasvasado antes y después, y cuenta las bebidas servidas.

Cómo añadir un servicio puro premium

Algunos eventos incluyen un pequeño momento de matcha puro, como usucha servido en cuencos para un grupo VIP. Aplica la misma fórmula por separado para ese servicio con Ceremonial Matcha para la preparación pura a 265,00 € por kg sin IVA.

Ejemplo: 30 cuencos a 2 g con un 10 % de merma (ambos valores de ejemplo).

• Gramos usados: 30 × 2 = 60 g
• Gramos que llevar: 60 ÷ 0,90 = 66,7 g
• Coste de matcha: 66,7 × 265,00 € ÷ 1000 = 17,67 € (sin redondear, 17,6667 €)

Guarda los dos productos en recipientes separados y etiquetados para que el polvo premium no acabe por error en los lattes.

Hoja de cálculo para rellenar

Línea	Tu valor	Ejemplo
A. Invitados	[ ]	120
B. % de aceptación (decimal)	[ ]	0,40
C. Bebidas por consumidor de matcha	[ ]	1,5
D. Bebidas de matcha = A × B × C	[ ]	72
E. Gramos por ración	[ ]	2
F. Gramos usados = D × E	[ ]	144
G. % de merma (decimal)	[ ]	0,15
H. Gramos que llevar = F ÷ (1 − G)	[ ]	169,4
I. Precio por kg sin IVA	[ ]	195,00 €
J. Coste de matcha = H × I ÷ 1000	[ ]	33,04 €
K. Coste de matcha por invitado = J ÷ A	[ ]	0,28 €

Redondea la línea H al alza hasta un tamaño de recipiente práctico y añade un pequeño margen para el ajuste al inicio del servicio.

Aspectos en el lugar que afectan a los números

• Dosis prepesadas en pequeños recipientes cerrados mantienen la dosis exacta y facilitan el recuento posterior.
• Agua: si el agua del lugar es distinta de la tuya, prepara una bebida de prueba al llegar, antes de empezar el servicio, y cuéntala como merma.
• Rapidez: una cola cambia el cuidado con el que se preparan las bebidas. Cómo agilizar el servicio de matcha en horas punta trata la distribución de la estación y las opciones de premezcla.
• Montajes móviles: los carritos y los puestos de festival tienen sus propias limitaciones; consulta matcha para eventos y carritos de café móviles.
• Sobrantes: devuelve el matcha trasvasado bien cerrado y úsalo primero en tu cafetería.

Siguiente paso

Rellena la hoja con el número de invitados de tu cliente y tu mejor rango de aceptación. Si no has usado el producto antes en un evento, pide una muestra de 10 g y prepara una bebida de prueba con el tipo de agua del lugar; después pide la bolsa de 1 kg.