Cambiar de proveedor de matcha sin alterar tu carta

Cambiar de proveedor de matcha sale mal cuando el polvo nuevo sustituye sin más al antiguo un lunes por la mañana con la misma receta. Trata el cambio como un cambio de receta: prueba uno al lado del otro, recalibra la dosis, solapa el stock, informa al equipo y escucha a tus habituales durante unas semanas. Hecho así, la mayoría de los clientes notan una bebida al menos igual de buena, no una bebida distinta.

Por qué lo notan los habituales

Los habituales piden la misma bebida tan a menudo que conocen su color, su dulzor y su intensidad. Dos matchas a la misma dosis pueden diferir en cuánto se notan a través de la leche, en lo amargos que resultan y en lo verde que se ve la bebida. Si tu receta se ajustó al polvo antiguo, el nuevo no quedará igual sin ajustes.

Por eso el precio tampoco debería marcar el momento. Cambia cuando tengas stock solapado y una semana tranquila, no cuando se acabe la bolsa antigua.

El plan en cinco fases

Fase	Cuándo	Qué haces	Terminada cuando
1. Comparar	Semana 1	Prueba comparada del matcha actual frente al nuevo	Sabes si el nuevo cumple tu estándar
2. Recalibrar	Semanas 1–2	Ajustar dosis, agua de la pasta y leche para igualar o mejorar la bebida de la casa	Nueva ficha de receta escrita
3. Solapar	Semanas 2–3	Pedir stock nuevo mientras aún usas el antiguo	Bolsa nueva en mano y a la antigua le queda al menos una semana
4. Informar	Día antes del cambio	Formar al equipo con la nueva ficha y qué decir	Todos los baristas han preparado la nueva bebida
5. Escuchar	Semanas 1–4 tras el cambio	Registrar comentarios y ajustar una vez si hace falta	Cuatro semanas sin ningún patrón sin resolver

Fase 1: compara de forma justa

Prepara las dos bebidas, con tu matcha actual y con una muestra de 10 g del nuevo, primero con tu receta actual de la casa y después con la dosis que parezca adecuada para el polvo nuevo. Mantén idénticos la leche, la taza, la temperatura y el método. Si puedes, cata a ciegas: una persona prepara y otra prueba. La guía para comparar un matcha nuevo con el actual detalla los controles.

Anota cuatro cosas por taza: color, intensidad del matcha a través de la leche, amargor y textura (arenilla o grumos).

Fase 2: recalibra la receta

Cambia una sola variable cada vez. La dosis suele ser lo que más influye. Si el matcha nuevo se nota más a través de la leche, una dosis menor puede dar la misma bebida; si se nota menos, puede que necesites más.

Cada cambio de dosis cambia también tu coste. Usa coste de matcha por ración = precio por kg × gramos por ración ÷ 1000.

Ejemplo hipotético: ahora usas 2,5 g de un matcha a 160 € por kg sin IVA: 160 € × 2,5 ÷ 1000 = 0,40 €. El matcha nuevo es Ceremonial Barista Matcha en bolsa de 1 kg a 195,00 € por kg sin IVA (en el momento de escribir esto, noviembre de 2026; consulta la página de producto para ver el precio actual). Si tu prueba se queda en 2 g, el coste es 195 € × 2 ÷ 1000 = 0,39 €. A 2,5 g sería 195 € × 2,5 ÷ 1000 = unos 0,49 €. La dosis en la que te quedes tras la prueba, no el precio por kilo, decide la diferencia real. Ambas cifras son solo del matcha, antes de mermas, no el coste de la bebida.

Pasa el resultado a una nueva ficha de receta el mismo día. Cómo escribir una ficha de receta y un procedimiento para el matcha te da una plantilla.

Fase 3: solapa el stock

Pide el matcha nuevo cuando aún te quede al menos una o dos semanas del antiguo. Eso te da margen ante un paquete que se retrase y te permite terminar la bolsa antigua de forma ordenada.

Calcula cuánto durará el stock que te queda: duración teórica del stock = cantidad utilizable ÷ consumo diario.

Ejemplo hipotético: te quedan 400 g del matcha antiguo y vendes 15 lattes al día a 2,5 g = 37,5 g al día. 400 ÷ 37,5 = unos 10,7 días. Pide la bolsa nueva ahora, no dentro de una semana. Si quieres una regla más firme, consulta punto de pedido y stock de seguridad.

Dos opciones para el cambio en sí:

• Cambio directo: termina la bolsa antigua y empieza la nueva un día fijado. Más sencillo para el equipo.
• Periodo mixto: no mezcles nunca polvos en un mismo recipiente ni uses los dos en la misma bebida a la vez. Si tienes que usar ambos, úsalos en bebidas distintas.

En los dos casos, etiqueta bien los recipientes. Mezclar dos polvos en un recipiente hace imposible interpretar cualquier comentario.

Fase 4: informa al equipo

Que la sesión sea breve y práctica.

• Qué ha cambiado: el proveedor y la ficha de receta.
• La nueva dosis, el agua de la pasta y el método, preparados una vez por cada barista.
• Cómo debe verse la bebida: enseña una taza de referencia.
• Qué decir si un cliente pregunta: «Hemos cambiado de matcha y hemos ajustado la receta. Dinos qué te parece». Ninguna afirmación sobre el producto más allá de lo que figura en la carta.

Fase 5: escucha y ajusta una vez

Durante cuatro semanas, ten un registro sencillo junto a la caja.

Fecha	Bebida	Comentario (palabras del cliente)	Positivo / neutro / negativo	Acción

Busca patrones, no comentarios sueltos. Si tres o más habituales dicen lo mismo («más flojo», «más amargo»), haz un ajuste, actualiza la ficha e informa de nuevo. Evita cambiar la receta cada pocos días; eso confunde más al equipo de lo que ayuda a los clientes.

Errores habituales

• Cambiar el mismo día en que se acaba la bolsa antigua, sin prueba.
• Mantener la dosis antigua sin comprobar que le va al polvo nuevo.
• Mezclar el antiguo y el nuevo en un recipiente para «aprovecharlo».
• Olvidar las bebidas con hielo y las especiales, como el dirty matcha y otras combinaciones con espresso, que necesitan su propia comprobación.
• No avisar al equipo, que acaba enterándose del cambio por un cliente.

Lista de comprobación del cambio

• ☐ Prueba comparada hecha, notas guardadas
• ☐ Nueva dosis y ficha de receta escritas
• ☐ Coste por ración recalculado con la nueva dosis
• ☐ Stock nuevo pedido con al menos una o dos semanas de solapamiento
• ☐ Recipientes etiquetados, sin mezclas
• ☐ Todos los baristas han preparado la nueva bebida
• ☐ Registro de comentarios en caja durante cuatro semanas
• ☐ Especiales y bebidas con hielo comprobadas por separado

Siguiente paso

Empieza la fase 1 con la muestra de 10 g de Ceremonial Barista Matcha (4,95 € sin IVA en el momento de escribir esto; consulta la página de producto para ver el precio actual) junto a tu matcha actual. Si cumple tu estándar con una dosis que te convenza, pide la bolsa de 1 kg con suficiente solapamiento para cambiar con calma.