Kosten, Dosierung & Kalkulation
Matcha für Events und Catering: Mengen und Kosten pro Gast
Die Matcha-Planung für ein Event hängt davon ab, wie viele Gäste tatsächlich Matcha bestellen, wie viele Getränke jeder davon trinkt und wie viel Pulver Sie vor Ort verlieren. Multiplizieren Sie die Gäste mit dem Anteil der Bestellenden und den Getränken pro Matcha-Trinker, um die Anzahl der Getränke zu erhalten, multiplizieren Sie mit Ihrer Dosis und teilen Sie dann durch (1 − Schwund %), um die mitzunehmende Grammzahl zu erhalten. Den Anteil der Bestellenden kann Ihnen niemand im Voraus nennen; dieser Artikel liefert daher die Formel und ein Arbeitsblatt, wobei jede Annahme als zu ersetzendes Beispiel gekennzeichnet ist.
Die Planungsformel
Gehen Sie sie in vier Zeilen durch:
- Matcha-Getränke = Gäste × Anteil % × Getränke pro Matcha-Trinker
- Verbrauchte Gramm = Matcha-Getränke × Gramm pro Portion
- Mitzunehmende Gramm = verbrauchte Gramm ÷ (1 − Schwund %)
- Matcha-Kosten = mitzunehmende Gramm × Kilopreis ÷ 1.000
Teilen Sie dann die Matcha-Kosten durch die Zahl der Gäste für die Matcha-Kosten pro Gast oder durch die Zahl der Getränke für die Matcha-Kosten pro Getränk.
Zeile 3 ist die Formel für die nutzbare Menge aus Matcha-Kosten pro Portion, umgestellt: nutzbare Menge = gekaufte Menge × (1 − Schwund %); die zu kaufende Menge ist also die nutzbare Menge geteilt durch (1 − Schwund %).
Rechenbeispiel: ein Empfang mit 120 Gästen
Jeder Eingabewert außer dem Preis ist ein Beispiel zur Veranschaulichung der Rechnung. Ersetzen Sie ihn durch Ihre eigenen Zahlen.
| Eingabe | Beispielwert |
|---|---|
| Gäste | 120 |
| Anteil (Gäste, die Matcha bestellen) | 40 % (Beispiel) |
| Getränke pro Matcha-Trinker | 1,5 (Beispiel) |
| Dosis pro Matcha Latte | 2 g (Beispiel) |
| Schwund vor Ort | 15 % (Beispiel) |
| Produkt | Ceremonial Barista Matcha, 1 kg zu 195,00 €/kg zzgl. MwSt. |
- Matcha-Getränke: 120 × 0,40 × 1,5 = 72 Getränke
- Verbrauchte Gramm: 72 × 2 = 144 g
- Mitzunehmende Gramm: 144 ÷ (1 − 0,15) = 144 ÷ 0,85 = 169,4 g
- Matcha-Kosten: 169,4 × 195,00 € ÷ 1.000 = 33,04 € (ungerundet 33,0353 €)
Matcha-Kosten pro Gast: 33,04 € ÷ 120 = 0,28 €. Matcha-Kosten pro Getränk: 33,04 € ÷ 72 = 0,46 €; das sind die Kosten von 0,39 € bei 2 g, erhöht um den Schwund von 15 % (0,39 € ÷ 0,85 ≈ 0,46 €).
Die Preise verstehen sich zzgl. MwSt. zum Zeitpunkt der Erstellung (November 2026); den aktuellen Preis finden Sie auf der Produktseite. Dies sind nur die Matcha-Kosten. Milch, Becher, Deckel, Personal, Gerätemiete und Transport kommen hinzu.
Wie der Anteil die Planung verändert
Den Anteil der Bestellenden kennen Sie am wenigsten genau; planen Sie daher eine Spanne statt einer einzelnen Zahl. Gleiche Beispielwerte wie oben, nur der Anteil ist verändert:
| Anteil (Beispiel) | Getränke | Verbrauchte Gramm | Mitzunehmende Gramm (15 % Schwund) | Matcha-Kosten zzgl. MwSt. | Pro Gast |
|---|---|---|---|---|---|
| 20 % | 36 | 72 | 84,7 | 16,52 € | 0,14 € |
| 40 % | 72 | 144 | 169,4 | 33,04 € | 0,28 € |
| 60 % | 108 | 216 | 254,1 | 49,55 € | 0,41 € |
Daraus folgen zwei praktische Konsequenzen. Erstens deckt bei diesen Mengen ein einziger 1-kg-Beutel selbst den hohen Fall mehrfach ab; die Frage lautet also selten „Haben wir genug?“, sondern „Wie viel füllen wir ab und nehmen wir mit?“. Zweitens schützt es Sie, einem Kunden den hohen Fall anzubieten; der Unterschied zwischen 20 % und 60 % beträgt in diesem Beispiel etwa 33 € an Matcha.
Annahmen zu Anteil und Schwund festlegen
Nutzen Sie Ihre eigenen Erfahrungswerte, wo Sie welche haben. Einige Wege zu einer belastbaren Zahl:
- Frühere Events: verkaufte Matcha-Getränke ÷ Gäste bei einem vergleichbaren Event.
- Ihr Café: Matcha-Anteil an allen verkauften Getränken an einem typischen Tag, als Ausgangspunkt für ein ähnliches Publikum.
- Das Kundenbriefing: Eine Produkteinführung mit Matcha-Thema ist ein anderes Event als eine Kaffeepause bei einer Konferenz. Fragen Sie den Kunden, ob Matcha beworben wird oder nur auf der Liste steht.
- Getränke pro Trinker: Kurze Empfänge und lange Tage unterscheiden sich. Zählen Sie die Servicefenster (Ankunft, Pause, Mittagessen) und schätzen Sie pro Fenster.
Der Schwund ist bei Events tendenziell höher als hinter Ihrer eigenen Bar: eine neue Station, eine andere Wasserquelle, hastige Vorbereitung, Testgetränke zum Einstellen. Verstehen Sie die 15 % oben als Beispiel und messen Sie dann: Wiegen Sie den abgefüllten Matcha vorher und nachher und zählen Sie die servierten Getränke.
Eine Premium-Zubereitung pur ergänzen
Manche Events beinhalten einen kleinen Moment mit purem Matcha, etwa Usucha in Schalen für eine VIP-Gruppe. Rechnen Sie dieselbe Formel für diese Zubereitung separat mit Ceremonial Matcha für die pure Zubereitung zu 265,00 € pro kg zzgl. MwSt.
Beispiel: 30 Schalen à 2 g mit 10 % Schwund (beides Beispielwerte).
- Verbrauchte Gramm: 30 × 2 = 60 g
- Mitzunehmende Gramm: 60 ÷ 0,90 = 66,7 g
- Matcha-Kosten: 66,7 × 265,00 € ÷ 1.000 = 17,67 € (ungerundet 17,6667 €)
Bewahren Sie die beiden Produkte in getrennten, beschrifteten Behältern auf, damit das Premium-Pulver nicht versehentlich in Matcha Lattes landet.
Arbeitsblatt zum Ausfüllen
| Zeile | Ihr Wert | Beispiel |
|---|---|---|
| A. Gäste | [ ] | 120 |
| B. Anteil % (Dezimalzahl) | [ ] | 0,40 |
| C. Getränke pro Matcha-Trinker | [ ] | 1,5 |
| D. Matcha-Getränke = A × B × C | [ ] | 72 |
| E. Gramm pro Portion | [ ] | 2 |
| F. Verbrauchte Gramm = D × E | [ ] | 144 |
| G. Schwund % (Dezimalzahl) | [ ] | 0,15 |
| H. Mitzunehmende Gramm = F ÷ (1 − G) | [ ] | 169,4 |
| I. Kilopreis zzgl. MwSt. | [ ] | 195,00 € |
| J. Matcha-Kosten = H × I ÷ 1.000 | [ ] | 33,04 € |
| K. Matcha-Kosten pro Gast = J ÷ A | [ ] | 0,28 € |
Runden Sie Zeile H auf eine praktische Behältergröße auf und planen Sie einen kleinen Puffer zum Einstellen zu Beginn des Service ein.
Punkte vor Ort, die die Zahlen beeinflussen
- Vorab abgewogene Dosen in kleinen, verschlossenen Behältern halten die Dosis genau und erleichtern das Zählen danach.
- Wasser: Wenn sich das Wasser am Veranstaltungsort von Ihrem unterscheidet, bereiten Sie bei der Ankunft vor Servicebeginn ein Testgetränk zu und zählen Sie es als Schwund.
- Tempo: Eine Warteschlange verändert, wie sorgfältig Getränke zubereitet werden. Matcha-Service zu Stoßzeiten beschleunigen behandelt Stationsaufbau und Optionen zum Vormischen.
- Mobile Aufbauten: Wagen und Festivalstände haben eigene Einschränkungen; siehe Matcha für Events und mobile Kaffeewagen.
- Reste: Bringen Sie abgefüllten Matcha verschlossen zurück und verbrauchen Sie ihn zuerst in Ihrem Café.
Nächster Schritt
Füllen Sie das Arbeitsblatt mit der Gästezahl Ihres Kunden und Ihrer besten Schätzung für den Anteil aus. Wenn Sie das Produkt noch nicht bei einem Event verwendet haben, bestellen Sie eine Probe à 10 g und bereiten Sie ein Testgetränk mit dem Wassertyp des Veranstaltungsorts zu; bestellen Sie dann den 1-kg-Beutel.