Matcha-Lieferung annehmen: Checkliste für die Wareneingangsprüfung

Eine Prüfung der Lieferung dauert wenige Minuten und erspart später viel Ärger. Kontrollieren Sie Außenkarton, Beutel und Begleitpapiere, bevor die Ware ins Regal kommt, halten Sie fest, was angekommen ist, und dokumentieren Sie Schäden oder Fehlmengen sofort und wenden Sie sich umgehend an Yumi. Dieser Artikel gibt Ihnen eine Checkliste für den Platz an der Tür, ein einfaches Wareneingangsprotokoll und das Vorgehen, wenn etwas nicht stimmt.

Bevor die Lieferung kommt

Wissen Sie, was Sie bestellt haben. Bewahren Sie die Bestellbestätigung dort auf, wo die Person, die Ware annimmt, sie findet, auf Papier oder auf einem Tablet. Wenn mehrere Personen Lieferungen annehmen, stellen Sie sicher, dass alle wissen, wo Checkliste und Protokoll liegen.

Legen Sie vor der Ankunft fest, wohin die Ware kommt: an einen kühlen, dunklen, trockenen Ort fern von Wärmequellen und starken Gerüchen. Ein Karton, der einen Nachmittag lang an der Hintertür oder neben der Spülmaschine steht, ist genau das, was Sie vermeiden wollen.

Die Checkliste für den Wareneingang

Gehen Sie sie der Reihe nach durch. Finden Sie bei einem Schritt ein Problem, halten Sie inne und dokumentieren Sie es, bevor Sie weitermachen.

1. Außenverpackung

• [ ] Anzahl der Pakete stimmt mit Begleitpapieren oder Sendungsverfolgung überein
• [ ] Karton ist unversehrt: nicht eingedrückt, keine Risse, Löcher oder Durchstiche
• [ ] Keine Anzeichen von Wasserschäden: Flecken, aufgeweichte Pappe, nasse Stellen
• [ ] Kein starker Geruch vom Transport (Kraftstoff, Chemikalien, Parfüm)

Ist der Außenkarton deutlich beschädigt, fotografieren Sie ihn von allen Seiten, bevor Sie ihn öffnen.

2. Inhalt im Abgleich mit der Bestellung

• [ ] Karton öffnen und den Inhalt mit dem Lieferschein vergleichen
• [ ] Lieferschein mit Ihrer Bestellbestätigung vergleichen
• [ ] Richtige Produkte: Ceremonial Barista Matcha und Ceremonial Matcha sehen im Karton ähnlich aus; lesen Sie also jedes Etikett
• [ ] Richtige Mengen je Produkt, einschließlich Proben und Zubehör

3. Jeder Beutel

• [ ] Beutel ist verschlossen und unbeschädigt
• [ ] Keine Durchstiche, aufgeplatzten Nähte oder losen Pulverreste im Karton
• [ ] Beutel fühlt sich nach Pulver an, nicht nach harten Klumpen (harte Klumpen können auf Feuchtigkeit hindeuten)
• [ ] Etikett ist lesbar

Öffnen Sie einen Beutel nicht zur Prüfung, wenn Sie ihn nicht verwenden werden. Durch das Öffnen gelangen Luft und Feuchtigkeit hinein.

4. Etiketten und Daten

• [ ] Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) ist lesbar
• [ ] Chargen- oder Losangabe, sofern aufgedruckt, ist lesbar
• [ ] Beides in Ihrem Wareneingangsprotokoll notieren

Was das MHD bei einem bestimmten Produkt bedeutet, erfahren Sie auf der Packung oder in den B2B-FAQ.

5. Zubehör

• [ ] Besen, Schalen und Löffel sind vollständig und unbeschädigt
• [ ] Die Borsten des Bambusbesens (Chasen) sind nicht gebrochen oder zerdrückt
• [ ] Keramikschalen haben keine Abplatzer oder Risse

Das Wareneingangsprotokoll

Ein Wareneingangsprotokoll liefert Ihnen eine Grundlage für Bestandsrotation und Rückverfolgbarkeit. Dafür brauchen Sie keine spezielle Software. Eine gemeinsame Tabelle oder eine Seite im Bestandsbuch reicht.

Eingangsdatum	Produkt	Menge	MHD	Charge/Los	Zustand	Geprüft von
(Datum)	Ceremonial Barista Matcha 1 kg	2	(vom Etikett)	(vom Etikett)	OK	(Kürzel)
(Datum)	Bambusbesen	1	entfällt	entfällt	2 Borsten gebrochen, gemeldet	(Kürzel)

Dieses Protokoll speist zwei weitere Routinen. Es zeigt Ihnen, welcher Beutel bei der FIFO-Bestandsrotation zuerst geöffnet wird, und liefert die Chargenangaben, die Sie für Chargenprotokolle im Café brauchen.

Wenn etwas beschädigt ist oder fehlt

Handeln Sie am Tag der Lieferung. Je länger Sie warten, desto schwerer lässt sich zeigen, was in welchem Zustand angekommen ist.

Dokumentieren

• Fotografieren Sie den Außenkarton von allen Seiten, einschließlich des Versandetiketts.
• Fotografieren Sie den beschädigten Artikel, aus der Nähe und im Zusammenhang (im Karton).
• Fotografieren Sie den Lieferschein neben dem Inhalt.
• Bei fehlenden Artikeln fotografieren Sie den offenen Karton mit allem, was angekommen ist, ausgebreitet.
• Bewahren Sie die gesamte Verpackung auf, bis die Sache geklärt ist.

Festhalten

• Notieren Sie das Problem in Ihrem Wareneingangsprotokoll.
• Ist der Zusteller noch vor Ort, weisen Sie auf sichtbare Schäden hin und vermerken Sie diese auf seinem Gerät oder seinen Papieren, falls er das zulässt.

Melden

• Kontaktieren Sie Yumi umgehend mit Ihrer Bestellnummer, einer kurzen Beschreibung und den Fotos.
• Prüfen Sie in den Verkaufsbedingungen oder den B2B-FAQ Frist und Verfahren für die Meldung von Schäden oder Fehlmengen. Gehen Sie nicht von einer Frist aus; prüfen Sie sie.

Ware getrennt halten

• Verwenden Sie einen beschädigten oder offenen Beutel nicht, solange der Fall offen ist. Legen Sie ihn deutlich gekennzeichnet beiseite, getrennt von Ihrem Arbeitsbestand.

Was als Problem gilt

Manches sieht beunruhigend aus, ist aber normal; anderes sollten Sie melden, auch wenn es geringfügig wirkt.

Beobachtung	Was zu tun ist
Karton eingedellt, Beutel darin intakt und verschlossen	Notieren, fotografieren, Ware verwenden
Beutelverschluss geöffnet oder Beutel durchstochen	Dokumentieren und melden; nicht verwenden
Loses Pulver im Karton	Dokumentieren und melden; jeden Beutel prüfen
Feuchter oder fleckiger Karton	Dokumentieren; Beutel auf Feuchtigkeit prüfen; melden
Falsches Produkt oder falsche Menge	Dokumentieren und melden; ungeöffnet aufbewahren
Beschädigtes Zubehör	Dokumentieren und melden
Etikett unlesbar	Notieren und Yumi nach den Angaben fragen

Die Ware richtig einräumen

Ist alles in Ordnung, bringen Sie die Ware noch am selben Tag ins Lager. Stellen Sie neue Beutel hinter ältere, damit der älteste zuerst verbraucht wird. Ist es Ihre erste Lieferung, behandeln die Schritte für Ihre erste Großhandelsbestellung Kontoeinrichtung und Bestellabschluss; es lohnt sich, sie mit der Person zu teilen, die die Ware annimmt.

Nächster Schritt

Drucken Sie die Checkliste aus, legen Sie sie an die Tür, an der Lieferungen ankommen, und beginnen Sie mit Ihrer nächsten Bestellung ein Wareneingangsprotokoll. Stimmt mit einer Lieferung etwas nicht, wenden Sie sich an Yumi, mit Ihren Fotos und Ihrer Bestellnummer.